aaaaaภาย ในสำนักงานของบริษัทหรือองค์การใด ๆ จะพบว่าเจ้าหน้าที่ใช้เวลาส่วนใหญ่กับการติดต่อสื่อสาร เช่น พนักงานขายสินค้าทำงานอยู่กับการติดต่อทางโทรศัพท์กับลูกค้าอยู่ตลอดเวลา ผู้บริหารระดับสูงของบริษัทจะใช้เวลาส่วนใหญ่ในการประชุมปรึกษางานการเจรจา ธุรกิจทางโทรศัพท์ การโต้ตอบจดหมาย เป็นต้น บุคคลเหล่านี้ต้องการระบบการติดต่อสื่อสารที่ตรงจุดและทันสมัยเพื่อจะช่วย ให้งานประสบความสำเร็จaaaaaเมื่อพิจารณาระบบงานภายในสำนักงาน ข้อมูลที่หมุนเวียนไปมาจะอยู่ในรูปแบบหลายอย่าง เช่น การบันทึกย่อ จดหมาย การพูดคุยทางโทรศัพท์ การพบปะประชุมร่วมกันและการเผยแพร่เอกสารไปยังหน่วยงานอื่น ซึ่งผู้ทำงานในสำนักงานสามารถเลือกรูปแบบให้เหมาะสมกับบุคคลหรือหน่วยงานaaaaaวิธีการติดต่อสื่อสารสามารถทำได้หลายทาง ขึ้นกับปัจจัยประกอบหลายประการ เช่น การเลือกรูปแบบการติดต่อ และการเลือกช่องหรือตัวกลางการติดต่อ ซึ่งอาจใช้เลขานุการ ใช้พนักงานส่งจดหมายหรือใช้ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์
รูปที่ 8.1 โทรศัพท์ อุปกรณ์สำหรับการติดต่อสื่อสาร
aaaaaเนื่องจากเทคโนโลยีของคอมพิวเตอร์ก้าวหน้าไปมาก ทำให้เกิดระบบการสื่อสารใหม่ออกมาตลอดเวลา ผู้ทำงานในสำนักงานจึงมีโอกาสเลือกใช้วิธีการติดต่อสื่อสาร ปัจจัยสำคัญซึ่งใช้ในการพิจารณาเลือกระบบสื่อสารให้สามารถนำมาใช้งานได้ดีมีดังนี้ aaaaa1. กลุ่มผู้ใช้ระบบสื่อสารควรมีจำนวนมากพอ ระบบสื่อสารนั้นจะไม่มีประโยชน์หรือใช้งานน้อยถ้ามีกลุ่มผู้ใช้งานน้อย เพราะจะทำให้การกระจายข้อมูลทำได้ไม่กว้างขวางaaaaa2. การเข้ากันได้ระหว่างระบบสื่อสารกับงานของสำนักงาน ระบบสื่อสารนั้นควรมีรูปแบบเหมือนหรือเข้ากันได้กับงานที่ดำเนินการอยู่ หากต้องมีการเปลี่ยนรูปแบบของข้อมูลเพื่อเข้ากับระบบสื่อสาร หรือข้อมูลที่ได้รับจากระบบสื่อสารไม่สามารถใช้กับงานเดิมได้ จะทำให้เกิดความไม่สะดวก ปราศจากความปลอดภัยและความเชื่อถือได้ในการติดต่อสื่อสารaaaaa3. ความสมเหตุสมผลทางราคา ระบบสื่อสารต่าง ๆ จะต้องมีค่าใช้จ่ายประกอบด้วยเสมอ ซึ่งค่าใช้จ่ายนี้จะต้องอยู่ในวิสัยที่สามารถลงทุนได้และต้องคุ้มค่ากับราคาaaaaaปัจจัยทั้งสามเป็นข้อพิจารณาในการเลือกใช้ระบบสื่อสาร เพื่อทำให้งานในสำนักงานมีประสิทธิภาพสูงสุด การนำคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยระบบสื่อสารก็จะทำให้ระบบงานลดความซับซ้อนลงได้ ระบบการสื่อสารที่น่าสนใจจะเป็นการส่งข้อมูลหรือข้อความด้วยคอมพิวเตอร์ ที่เรียกว่า ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์aaaaaระบบสื่อสารที่ใช้ภายในสำนักงานส่วนใหญ่ คือการส่งจดหมาย การโทรศัพท์ การส่งโทรเลข การส่งเทเล็กซ์ ระบบสื่อสารที่นิยมกันมากคือ การส่งโทรสารและโทรศัพท์aaaaaโทรศัพท์ได้รับการจดทะเบียนสิทธิบัตรและให้บริการมาตั้งแต่ พ.ศ. 2413 ในช่วงเวลาเดียวกับที่มีการพัฒนาเครื่องพิมพ์ อุปกรณ์ถ่ายภาพ และหลอดไฟ ในระยะเริ่มแรกโทรศัพท์ไม่ค่อยได้รับความนิยมมาก อัตราการขยายการใช้งานค่อนข้างต่ำ เมื่อเทียบกับอุปกรณ์ที่เกิดใกล้เคียงกันดังกล่าว สาเหตุใหญ่เนื่องมาจากเครือข่ายของโทรศัพท์ยังครอบคลุมในบริเวณเล็ก ๆ ซึ่งตามปกติสามารถติดต่อสื่อสารกันได้ด้วยจดหมายภายในเวลาไม่กี่ชั่วโมงaaaaaปัจจุบันเครือข่ายของโทรศัพท์ได้มีการแพร่หลายครอบคลุมในบริเวณกว้าง และเป็นที่ยอมรับสำหรับการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจทั่วโลก ในทุกประเทศ ธุรกิจและกิจการหลายอย่างมีการดำเนินงานโดยพึ่งพาโทรศัพท์ โทรศัพท์ได้รับความนิยมอย่างมากเพราะเทคโนโลยีของโทรศัพท์ได้รับการพัฒนามาหลายขั้นตอนทั้งในด้านตัวเครื่อง ตู้ชุมสาย และระบบเชื่อมโยงเป็นเครือข่ายaaaaaการ ติดต่อสื่อสารทางโทรศัพท์ได้รับความนิยมกันแพร่หลาย รวดเร็วจนจำนวนคู่สายไม่พอเพียงต่อความต้องการจึงมีการขยายอยู่เรื่อยมา และมีการพัฒนาเทคโนโลยีใหม่ออกมาตัวอย่างเช่น พัฒนาการของโทรศัพท์เคลื่อนที่ ตลอดจนการใช้คู่สายแบบเส้นใยนำแสง การติดต่อสื่อสารด้วยโทรศัพท์ยังจำเป็นและจะคงอยู่ภายในสำนักงานไปอีกนานaaaaaบริการ โทรเลขและเทเล็กซ์เป็นการสื่อสารอีกทางหนึ่งที่มีมานานพอสมควร สามารถส่งข่าวสารในรูปแบบตัวอักษรจากจุดหนึ่งไปยังอีกจุดหนึ่งอย่างรวดเร็ว ถึงแม้ว่าในปัจจุบันจะมีการสื่อสารข่าวสารทางอื่นที่ทันสมัยกว่า แต่การส่งโทรเลขและเทเล็กซ์ก็ยังมีใช้อยู่ทั่วไป เช่น ในงานส่งข่าวหนังสื่อพิมพ์ การค้าระหว่างประเทศ การกำหนดราคาสินค้า การสั่งสินค้าและการประกวดราคาสินค้า เป็นต้นaaaaaใน ขณะเดียวกันวิวัฒนาการของเครื่องคอมพิวเตอร์ได้เปลี่ยนจากระดับเมนเฟรมซึ่ง มีขนาดใหญ่มาเป็นเครื่องขนาดเล็กระดับตั้งโต๊ะที่มีขีดควาามสามารถเท่าเทียม เครื่องขนาดใหญ่ ทำให้สำนักงานของบริษัทสามารถนำคอมพิวเตอร์มาช่วยในงานเอกสารและการบริหาร ทั่วไปได้ เทคโนโลยีของระบบติดต่อสื่อสารสมัยใหม่ จึงมีการนำคอมพิวเตอร์เข้าามาร่วมด้วย
aaaaaสำนักงานอัตโนมัติ (automated office) คืออะไร เกี่ยวข้องกับคอมพิวเตอร์และระบบสื่อสารอย่างไร ทำไมจึงต้องให้ความสนใจกับสำนักงานอัตโนมัติ สำนักงานนี้จะไม่ใช้กระดาษเลยเป็นจริงได้หรือไม่ คำถามเหล่านี้มักจะได้ยินได้ฟังกันอยู่เสมอaaaaaในสำนักงานแห่งหนึ่ง ผู้จัดการฝ่ายขายต้องการรู้ข้อมูลการขายสินค้าแต่ละชนิดว่ามีแนวโน้มอย่างไรเพื่อวางแผนการขาย แผนกขายจะมีรายละเอียดความต้องการสินค้าของลูกค้า ยุทธวิธีการขาย และให้ข้อมูลการขายนี้แก่ฝ่ายการผลิตเพื่อเตรียมการผลิตสินค้า พร้อมทั้งส่งต่อให้พนักงานขายแต่ละคนเพื่อศึกษา จากตัวอย่างนี้จะเห็นว่า ผู้จัดการฝ่ายเกี่ยวข้องกับข้อมูลและการติดต่อสื่อสาร ซึ่งถ้ามีการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยประมวลผลและสื่อสารข้อมูลก็จะทำได้อย่างรวดเร็ว คอมพิวเตอร์และระบบสื่อสารจึงเป็นสิ่งสำคัญของธุรกิจ และเป็นสิ่งที่ทำให้สำนักงานเปลี่ยนเป็นสำนักงานอัตโนมัติมากขึ้น และเมื่อมีการนำคอมพิวเตร์มาใช้ในแผนกและหน่วยงานต่าง ๆ พร้อมทั้งมีการต่อเชื่อมโยงเป็นเครือข่ายคอมพิวเตอร์ขององค์การ ในการดำเนินงานของแผนกและหน่วยงานขององค์การจะมีการแลกเปลี่ยนเอกสารและข้อมูลกันอยู่ตลอดเวลา เครือข่ายคอมพิวเตอร์จึงมีความสำคัญมากขึ้นในการดำเนินงานขององค์การ aaaaaอุปกรณ์สื่อสารที่ใช้ภายในสำนักงานเป็นอย่างไรบ้าง การเริ่มต้นอาจมองไปที่ระบบโทรศัพท์ซึ่งบางสำนักงานมีตู้ชุมสายขนาดเล็กต่อเชื่อมโยงกับข่ายโทรศัพท์ขององค์การโทรศัพท์ การติดต่อสื่อสารทำได้ตั้งแต่เสียงพูด ภาพ โดยการใช้เครื่องโทรศัพท์ เครื่องโทรสาร หรือเครื่องคอมพิวเตอร์โดยติดต่อผ่านโมเด็มaaaaaเมื่อ พนักงานพิมพ์ดีดพิมพ์งานเอกสารโดยใช้ซอฟต์แวร์ประมวลคำเสร็จ มีการเก็บข้อมูลไว้ในแผ่นบันทึกเพื่อนำมาแก้ไขเปลี่ยนแปลงได้ จากนั้นส่งแฟ้มข้อมูลให้ผู้จัดการผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายใน ผู้จัดการตรวจเอกสารแล้วส่งไปยังลูกค้าผ่านไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ในระบบ เครือข่ายอินเตอร์เนตซึ่งเชื่อมโยงต่อถึงกันโดยใช้ระบบเครือข่ายขององค์การ โทรศัพท์
รูปที่ 8.2 ตัวอย่างภาพแสดงระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์
aaaaaความก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยีผลักดันให้ระบบการทำงานบางอย่างผันแปรไป ลองพิจารณาตัวอย่าง การซื้อขายหลักทรัพย์ซึ่งเป็นกิจกรรมที่ต้องแข่งขันกับเวลา เช่น เวลา 11.00 น. ทำการต่อเชื่อมโยงไมโครคอมพิวเตอร์เข้ากับศูนย์คอมพิวเตอร์ของตลาดหลักทรัพย์ เพื่อคัดลอกข้อมูลการซื้อขายหลักทรัพย์ทั้งหมด นำข้อมูลมาวิเคราะห์ในซอฟต์แวร์ตารางทำงาน เช่น โลตัส 123 เวลา 11.20 น. ทำการโอนย้ายข้อมูลเข้าสู่โปรแกรมแสดงผลเป็นกราฟและรายงานผลออกเป็นรูปกราฟที่สวยงาม เวลา 11.30 น. ทำการติดต่อซื้อขายหลักทรัพย์จากตัวแทนขายหลักทรัพย์ จากตัวอย่างนี้จะเห็นว่า ระบบสื่อสารข้อมูลด้วยเครือข่ายคอมพิวเตอร์เข้ามามีบทบาทในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้มากaaaaaภาย ในสำนักงานจึงเริ่มมีการวางเครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายใน การใช้เครือข่ายคอมพิวเตอร์ผ่านสายโทรศัพท์เป็นวิธีที่ง่ายที่สุด แต่อาจไม่เหมาะกับการรับส่งข้อมูลจำนวนมากที่ต้องการความรวดเร็วเพื่อให้ทัน การ เครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในมีหลายรูปแบบ แต่ที่นิยมใช้กันมาก คือ ระบบเครือข่ายแลน ระบบเครือข่ายแลนทำให้คอมพิวเตอร์ภายในระบบสามารถโอนย้าย คัดลอกข้อมูลกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบเครือข่ายแลนจึงเป็นเครือข่ายภายในที่สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลได้ด้วย อัตราที่เร็วกว่าการใช้โทรศัพท์ และมีข้อดี คือ การเชื่อมโยงระหว่างจุดต่าง ๆ อาจทำได้พร้อมกัน เช่น พนักงานขายหลายคนสามารถเรียกดูข้อมูลราคาสินค้าจากศูนย์ข้อมูลที่เก็บไว้ใน ฐานข้อมูลกลางในเวลาเดียวกันได้aaaaaระบบเครือข่ายแลนและชุมสายโทรศัพท์จึงเป็นตัวอย่างการติดต่อสื่อสารข้อมูลที่ใช้ในสำนักงานซึ่งทำให้ข้อมูล ณ จุดต่าง ๆ เชื่อมโยงและแลกเปลี่ยนกันได้ ระบบเครือข่ายที่ดีจะต้องสามารถเชื่อมโยงระหว่างระบบได้ เสมือนโทรศัพท์ที่ใช้งานอยู่นี้ทุกเครื่องทั่วโลกสามารถติดต่อถึงกันได้ทั้งหมด เราสามารถส่งโทรสารที่ใช้มาตรฐานเดียวกันไปยังเครื่องโทรสารเครื่องอื่นที่อยู่ปลายทางได้ทั้งโลกเช่นกัน
aaaaaด้วย ความสามารถของมนุษย์ในการประดิษฐ์คิดค้นทำให้มีอุปกรณ์สื่อสารที่เรียกว่า เส้นใยนำแสง ทำให้แสงเดินทางในท่อที่คดเคี้ยว และเมื่อทำเป็นเส้นจึงดูคล้ายสายไฟที่แสงเดินลอดผ่านจากปลายข้างหนึ่งไปยัง ปลายอีกข้างหนึ่งได้ การปฏิบัติการส่งสัญญาณข้อมูลจึงเริ่มเปลี่ยนรูปแบบจากการใช้ไฟฟ้ามาเป็นแสง aaaaaการ ที่แสงเดินทางผ่านไปในท่อได้อาศัยหลักการสะท้อนกลับหมด กล่าวคือเมื่อแสงเดินทางจากปลายข้างหนึ่งจะสะท้อนบริเวณขอบกลับหมดไปชนกับ ขอบอีกด้านหนึ่งสลับไปมาการกระทำนี้จะทำให้ทางไปในท่อที่คดเคี้ยวได้aaaaaเส้นใยนำแสงประกอบด้วยส่วนแรกคือเส้นใยที่ทำจากใยแก้วซึ่งเป็นแกนกลางทำให้แสงหักเหได้ ใยแก้วนี้มีชั้นห่อหุ้มซึ่งทำหน้าที่รักษาความเที่ยงตรงของลำแสงในขณะที่เดินทางผ่านเส้นใยที่คดเคี้ยว และส่วนที่สองคือตัวโครงสร้างเส้นใยแก้วซึ่งจะหุ้มด้วยพลาสติกและเส้นใยเหนียวยืดหยุ่น เพื่อป้องกันความเสียหายจากการแตกหักภายใน เมื่อประกอบเป็นสายนำสัญญาณจะใช้เส้นใยนำแสงหลายเส้นรวมกันอยู่ในท่อพลาสติกเดียวกัน มีจำนวนตั้งแต่ 4 เส้นขึ้นไป บางชนิดมีมากกว่า 24 เส้น
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น